As
sociedades comerciais são obrigadas a possuir livros para actas que podem ser
constituídos por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pela
administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam ou, quando
existam, pelo secretário da sociedade ou pelo presidente da mesa da assembleia
geral da sociedade, que lavram, igualmente, os termos de abertura e de
encerramento, devendo as folhas soltas ser encadernadas depois de utilizadas.
Os livros
ou as folhas das actas das sociedades servirão para neles se lançarem as actas
das reuniões de sócios, de administradores e dos órgãos sociais.
Sem
prejuízo da utilização de livros de actas em suporte electrónico, as actas
devem ser lavradas sem intervalos em branco, entrelinhas ou rasuras.
No caso
de erro, omissão ou rasura deve tal facto ser ressalvado antes da assinatura.
As deliberações dos
sócios só podem ser provadas pelas actas das assembleias ou, quando sejam
admitidas deliberações por escrito, pelos documentos donde elas constem.
A acta deve conter,
pelo menos:
- identificação da sociedade
- Lugar, o dia e a hora da
reunião;
- O nome do presidente e, se os
houver, dos secretários;
- Os nomes dos sócios presentes
ou representados e o valor nominal das partes sociais, quotas ou acções de
cada um, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças,
que deve ser anexada à acta;
- A ordem do dia constante da
convocatória, salvo quando esta seja anexada à acta;
- Referência aos documentos e
relatórios submetidos à assembleia;
- O teor das deliberações
tomadas;
- Tudo o mais que
possa servir para fazer conhecer e fundamentar as decisões
- Os resultados das votações;
- O sentido das declarações dos
sócios, se estes o requererem.
- Assinatura da
mesa, quando a houver, e, não a havendo, pelos participantes
Quando a acta deva
ser assinada por todos os sócios que tomaram parte na assembleia e algum deles
não o faça, podendo fazê-lo, deve a sociedade notificá-lo judicialmente para
que, em prazo não inferior a oito dias, a assine, decorrido esse prazo, a acta tem
a força probatória, desde que esteja assinada pela maioria dos sócios que
tomaram parte na assembleia, sem prejuízo do direito dos que a não assinaram de
invocarem em juízo a falsidade da acta.
Quando as
deliberações dos sócios constem de escritura pública, de instrumento fora das
notas ou de documento particular avulso, deve a gerência, o conselho de
administração ou o conselho de administração executivo inscrever no respectivo
livro a menção da sua existência.
Sempre que as actas
sejam registadas em folhas soltas, deve a gerência ou a administração, o
presidente da mesa da assembleia geral e o secretário, quando os houver, tomar
as precauções e as medidas necessárias para impedir a sua falsificação.
As actas são lavradas
por notário, em instrumento avulso, quando, no início da reunião, a assembleia
assim o delibere ou ainda quando algum sócio o requeira em escrito dirigido à
gerência, ao conselho de administração ou ao conselho de administração executivo
da sociedade e entregue na sede social com cinco dias úteis de antecedência em
relação à data da assembleia geral, suportando o sócio requerente as despesas
notariais.
As actas apenas
constantes de documentos particulares avulsos constituem princípio de prova
embora estejam assinadas por todos os sócios que participaram na assembleia.
Nenhum sócio tem o
dever de assinar as actas que não estejam consignadas no respectivo livro ou
nas folhas soltas, devidamente numeradas e rubricadas.
Deve ser lavrada uma
acta de cada reunião da assembleia geral.
As actas das reuniões
da assembleia geral devem ser redigidas e assinadas por quem nelas tenha
servido como presidente e secretário.
A assembleia pode,
contudo, deliberar que a acta seja submetida à sua aprovação antes de assinada
nos termos do número anterior.
Se o documento tiver
sido assinado em branco, total ou parcialmente, o seu valor probatório pode ser
ilidido, mostrando-se que nele se inseriram declarações divergentes do ajustado
com o signatário ou que o documento lhe foi subtraído.
Código Comercial
- 31 Livros obrigatórios
- 37 Livros das actas das
sociedades
Código das Sociedades
Comerciais
Código Civil
